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Recruiting-Erfolg im Home Office. Digitalisierungshilfen für den Recruiting-Alltag

Teil 1 dieses Zweiteilers hat sich mit der Frage beschäftigt, welche Recruiting-Software-Features aus dem Unternehmensverbund Compana und GermanPersonnel Unternehmer und Teamleads bei der Arbeitsorganisation und -Optimierung in Zeiten von Team-Dezentralisierung unterstützen. In diesem 2. Teil geht es um die digitalisierte Hilfen, die das Produktportfolio für den Recruiting-Alltag bietet – von der Anzeigenerstellung bis zur Einstellung. Besonderes Augenmerk liegt auch auf dem erweiterten Bedarf von Unternehmen aus Zeitarbeit und Personalvermittlung.

Thema dieses 2. Teils sind nicht nur Hilfen, die Ihnen den sozialen Kontakt zu Ihren Bewerbern, Kollegen und Kunden direkt ermöglichen und erleichtern. Es geht auch und besonders um die digitalen Zeitsparer, die Ihnen Routinen abnehmen, damit Sie mehr Zeit für den wichtigsten Part Ihrer Arbeit haben. Im Sozialkontakt dürfen Sie nämlich genau jetzt nicht schludern. Im Gegenteil, der physische Kontaktmangel muss sorgfältig ausgeglichen werden. Sie haben somit Wichtigeres zu erledigen, als Listen zu befüllen, Fristen, Dateneingänge und Arbeitsschritte von Kollegen abzuwarten oder die immer gleiche Handlung dreißig Mal am Tag manuell durchzuführen.

Die folgenden Prozess-Schritte eines Recruiting-Alltags können erheblich digital unterstützt werden und fließen in die Artikelbereiche ein:

Anzeigenerstellung
Anzeigenverteilung
Anzeigensteuerung
Anzeigenoptimierung

Bewerberverwaltung
Bewerberkommunikation

Besonderer Bedarf für Zeitarbeit und Personalvermittlung:
Bewerbervermittlung
Suchen und Filtern
Matching

Vorschlagswesen
Anfragen- und Einsatz-Management
Kundenmanagement

Anzeigenerstellung, -verteilung und -steuerung

Bei der Anzeigenerstellung helfen Ihnen Vorlagen, die Geschwindigkeit hoch zu halten, ohne auf Qualität zu verzichten. Diese können zentral oder immer individuell angelegt und jederzeit abgeändert werden. So haben Sie immer die passende Ansprache und können trotzdem eine hohe Textqualität und Einheitlichkeit sicherstellen.

Ein Appell an dieser Stelle: Vorlagen sind eine Orientierung, keine Blaupause. Die Gefahr besteht, dass Sie sich auf einmal eingestellte Vorlagen verlassen und Dubletten erzeugen. Tun Sie das nicht – vermeiden Sie Monotonie in Ihren Stellenanzeigen und überlegen Sie sich genau, wen Sie mit Ihren Texten erreichen wollen und ob die Ansprache passt! Damit erhöhen Sie Ihre Qualität und werden mehr Bewerber erreichen.

Die Livevorschau der Stellenanzeige in Ihrem individuellen Template unterstützt Sie bei der Erstellung der Stellenanzeige. Die Stellenbezeichnung wird bereits bei der Eingabe mit BA-Katalogen abgeglichen und Sie erhalten automatisch Vorschläge für sinnvolle und gut performende Bezeichnungen. Bei der Stellenbeschreibung wird daraufhin anhand von Datenbanken geprüft, ob genügend und qualitativ passende Keywords enthalten sind. Sie können dann entscheiden, weitere Keyword-Vorschläge in den Anzeigentext zu implementieren, um den Erfolg der Anzeige zu verbessern. Den umfangreichen bestehenden Katalog können Sie mit eigenen Keywords anreichern.

 

Stellenveröffentlichung

Bei der Stellenveröffentlichung ist das Multi-Channel-Posting eine echte Hilfe. Neben der eigenen Website und der BA (HR-BA-XML-Schnittstelle, auf Wunsch auch inklusive Verwaltung der BA-Vermittlungsvorschläge), wird Ihre Anzeige mit einem Klick auf zahlreichen Stellenbörsen gleichzeitig veröffentlicht. Die Kanäle können Sie selbst wählen. Die gängigen großen kostenlosen Plattformen sind enthalten, zusätzlich können Sie auswählen, ob Sie Kontingente bei Stepstone, indeed und anderen kostenpflichtigen Börsen einsetzen wollen. Eine begehrte Option ist Facebook Jobs.

Während der Anzeigenerstellung wird eine automatische Dublettenprüfung durchgeführt und gegebenenfalls vor Veröffentlichung gewarnt. Sie selbst wissen vermutlich am besten, wie unangenehm Dublettenbewertungen durch die BA ausfallen können. Wer viele Stellen veröffentlichen möchte und wo mehrere Recruiter am Werk sind, kann auf diese Funktion kaum verzichtet werden, da die Übersicht zunehmend schwerfällt und aufwändige manuelle Prüfungen durchgeführt werden müssen.

 

Anzeigensteuerung

Wenn Sie Ihr Budget nicht selbst verwalten wollen, weil Sie zum Beispiel nicht die Entwicklung der Aussteuerungsergebnisse jederzeit im Blick behalten können, überlassen Sie dies dem erfahrenen Team hinter Programmatic Job Advertising. Dieses misst laufend die Budget/-Erfolgs-Korrelation und justiert die Aussteuerung nach. Das System ist selbstlernend, das bedeutet, dass zunächst die Reichweite mit moderatem Budget erhöht wird, um festzustellen, welche Kanäle für welche Anzeige gut funktionieren, um im zweiten Schritt das Budget auf erfolgreiche Maßnahmen zu bündeln. Mit dieser Methode wird Ihre Anzeige nicht nur zufällig erfolgreich, sondern basierend auf laufenden Messungen und Vergleichen. So sparen Sie Zeit und Finanzen und können den Erfolg in Analysen mit den eigenen Bemühungen vergleichen.

 

Anzeigenoptimierung

Am Erfolg Ihrer Anzeigen sind Sie natürlich maßgeblich selbst beteiligt. Wie gut war Ihre Wortwahl, Ihr Aufbau? Hinweise können Sie am Kampagnenerfolg ablesen. Je höher aber der Professionalisierungs- und Effizienzwunsch ausfällt, desto sinnvoller wird der Einsatz des Business Managers. Mit seiner Hilfe können nicht nur Teamprozesse und Arbeitsqualität gemessen und gesteuert werden, sondern Kampagnenerfolge exakt gemessen und kleinteilig analysiert werden. So können Sie Ihre Stellenanzeigen immer weiter optimieren, Ihren Erfolg damit steigern und das Budget somit immer sinnvoller steuern.

 

Bewerberverwaltung und Bewerberkommunikation – Zentrum des Recruiting-Alltags

Das Wichtigste im Recruitingprozess ist nicht die Vollständigkeit einer Bewerbung, sondern setzt viel früher an: Es ist das Zustandekommen eines Kontakts. Deswegen ist der möglichst hürdenfreie und maximal entschlackte Einstieg eines Bewerbers eine wichtige Maßnahme. Bei einer in Stellenanzeigen eingebetteten Expressbewerbung reichen Vor-, Nachname und E-Mail-Adresse. Sollte der Bewerber einen Lebenslauf bei der Hand haben und sei er nur schnell abfotografiert, werden auch diese Daten automatisch aus dem Dokument extrahiert und der Bewerber muss gar keine weiteren Daten eintippen.

Sobald die Bewerbung eingegangen ist, ist jede Minute kostbar: Einerseits wegen der tatsächlichen Kostenersparnis und der früheren Einstellung des Kandidaten, das ist klar. Aber auch, um den Kandidaten zu halten und vor anderen binden zu können. Der teuerste Kandidat ist ein verlorener Kandidat. Jeder Prozessschritt der bei der Abkürzung der Time to Hire hilft, ist wertvoll.

 

CV-Parser – die Maschine im Recruiting-Alltag

Das CV-Parsing-System ist enorm formattolerant: Es kann Lebenslaufs-Daten aus E-Mails, PDFs, Doc(x), Jpegs oder Gifs, Doc(x) etc. extrahieren und binnen Sekunden automatisch ein Bewerberprofil mit strukturierten und gewichteten Daten erstellen. So entfällt der Frust beim Bewerber, falls die Daten sonst vom Bewerber erneut angefordert werden müssten und das umständliche manuelle Übertragen von Daten auf Recruiterseite entfällt ebenfalls.

Bei der Profildatenanlage speist der CV-Parser automatisch Skills und Skilllevel aus dem Lebenslauf in die Skill-Datenbank. Dieser Schritt ist bei späteren Suchen, Filterungen und besonders beim Matchingprozess ein Segen.

 

OneSecond-Profilbild hinterlegen

Viele kleine Funktionen haben wir wie die meisten anderen Funktionen auf Recruiterfeedbacks hin entwickelt: Das Hinterlegen des Profilbildes passiert binnen einer Sekunde. Viele User sind über diese Kleinigkeit dankbar, da sie bisher den Umweg über externe Programme wählen mussten.


Virtuelle Post-ist – kleine Hilfe, großer Effekt

Eine weitere Erleichterung: Wir haben erfahren, dass sich manche Recruiter/-innen die Mühe machen, Profile auszudrucken, um dann Post-its mit Anmerkungen daran anzuheften. Die Mühe können Sie sich sparen. Sie können jetzt virtuelle Post-its an Ihre Bewerberprofile anheften, so viele Sie wollen. Für dauerhafte Vermerke steht darüber hinaus eine Kommentarfunktion zur Verfügung.

 

ppLIVECHAT und Videointerview – Sozialkontakt als Herz des Recruiting-Alltags

Sie sitzen auch im Homeoffice und müssen trotzdem nah dran sein an Ihren Bewerbern, Kollegen und Kunden, zum Beispiel um unvollständige Profile zu vervollständigen oder gleich um ein Bewerbungsgespräch durchzuführen? Dann hilft es Ihnen, wenn Sie Videocalls durchführen können, oder direkt in der Software jede Form der schriftlichen Direktkommunikation führen und an einer Stelle gesammelt nachvollziehen können. Unsere Systeme unterstützen gängige und moderne Formen der Kommunikation: SMS, Anruf, E-Mail, Videointerview.

Derzeit arbeiten wir intensiv an ppLIVECHAT, das mit dem Software-Release 6.7.7 am 25.05. live geht. Damit können Sie aus persoprofiler heraus ultraschnell per Livechat kommunizieren.

 

Autoprozesse – die Routinenturbos

Die größte zeitliche Entlastung erfahren Sie im Recruiting-Alltag durch Autoprozesse und Autoprozessketten. Diese sind nichts weiter, als wenn-dann-Korrelationen, deren Abfolge, Verkettung, Fristen und Versandzeiten-Zeiten frei festgelegt werden können. Sie können vollkommen individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden und unterstützen Sie bereits ab dem Bewerbungseingang. Falls Sie bereits mit Marketing Automation arbeiten, kennen Sie die positive Wirksamkeit dieser unvergleichlichen Technologie.

Nur eine von vielen Möglichkeiten: Sollte die Bewerbung nicht über die Stellenanzeige eingehen, muss zuerst eine Datenschutzerklärung erbeten werden. Diese Anfrage erfolgt automatisch, z. B. auf einen Bewerbungseingang per E-Mail.

In dieser E-Mail sind Deeplinks enthalten. Wenn der Bewerber also in den E-Mail-Links zustimmt oder ablehnt, wird die Auswahl automatisch in persoprofiler hinterlegt und weitere Autoprozessschritte in Gang gesetzt. Bei negativ-Auswahl werden die Daten z. B. gelöscht und es erfolgt der Versand einer E-Mail, die den Bewerber über weitere mögliche Schritte informiert.

 

Ordnung von anfang an, ganz automatisch – Lückenlose Dokumentation

Grundsätzlich wird jede Online-Bewerbung mit einer eindeutigen Bewerber- und Stellen-ID im System erfasst. Alles was ab diesem Zeitpunkt mit diesem Datensatz passiert wird absolut lückenlos und präzise vollautomatisch dokumentiert. So wird die Auskunftspflicht oder die Analyse der eigenen Arbeit ein Kinderspiel. Dadurch, dass alle Schritte des Bewerbungsprozesses in EINER Softwar abgebildet werden können, entstehen auch keine Dokumentations-Lücken. Klagen, dass man für Ordnung wegen der hohen Arbeitslast des Recruiting-Alltags keine Zeit mehr hat, gehören der Vergangenheit an.

Teamleads und Unternehmer profitieren darüber hinaus vom einzigartigen Analysetool, dem Business Manager. Dieser dokumentiert nicht nur. Mit seiner Hilfe kann jedes noch so kleine Detail analysiert und optimiert werden.

 

Automatische Fristüberwachung – vergessen ist Vergangenheit

Ein Bewerbungseingang liegt schon zwei Tage im Postfach, Kollegin krank, Vertretung im Urlaub? Die Kommunikation von Routineschritten übernimmt persoprofiler für Sie, erinnert an offene Frage oder fragt in anderen Fällen den Bewerber freundlich nach einer Fristverlängerung, falls Sie noch nicht rechtzeitig einen Job für den Bewerber gefunden haben, falls die gesetzlichen Fristen drohen, überschritten zu werden.

 

Stapelverarbeitung – Ein Mal statt 100 Mal den gleichen Schritt durchführen

Recruiting-Alltag hallo: Immer und immer wieder das Gleiche machen. Das muss zum Glück nicht mehr sein. Ganz gleich, ob Sie mehrere Stellenanzeigen oder Bewerberprofile erstellen, gleichzeitig auf verschiedensten Kanälen veröffentlichen wollen, Nachrichten an mehrere Bewerber, mehrere Bewerberprofile an verschiedene Empfänger versenden oder andere Prozessschritte durchführen mit mehreren Datensätzen durchführen wollen. Die Stapelverarbeitung ist ein echter Zeit- und Nervensparer.

 

Volltextsuche mit Dokumentenvorschau

Bei Ihren Suchen werden nicht nur Datensätze angezeigt, die Suchworte enthalten, sondern gleich die Originaldokumente mit virtuell angemarkerten Suchbegriffen. So müssen Sie die Suchergebnisse nicht einzeln öffnen und den Suchbegriff aufwändig suchen. Dieser springt Sie förmlich an und Sie erkennen gleich am Kontext, ob Ihre Suche erfolgreich ist oder nicht. Klingt übrigens nach einer sehr behäbigen Suche. Stimmt nicht: Die Suche ist unglaublich schnell. Probieren Sie sie aus!

Suchketten und Filternavigationen helfen Ihnen die Suche zu verfeinern, sollten Sie über den Luxus einer großen Auswahl verfügen.

 

Abspeichern von Suchvorlagen

Ihnen fällt irgendwann auf, dass Sie häufiger gleiche Such- und Filterkombinationen verwenden und stellen fest, dass Sie dafür immer wieder richtig Zeit brauchen? Speichern Sie ihre Suche einfach ab und rufen dieses Makro einfach ab. Es ist leichter einzelne Faktoren hinzuzufügen oder zu entfernen, als die Suche jedes Mal vollständig neu aufzubauen.

 

Umkreissuche

Ob eine Stelle zu jemandem passt oder nicht entscheidet sich an vielen Faktoren. Einer der wichtigsten ist die Entfernung. Im Recruiting-Alltag öffnen viele dann ihren Browser rufen Google Maps auf, tragen Adressdaten ein und starten die Suche, notieren sich die Entfernung etc. Diese Umwege entfallen. Lassen Sie sich die Entfernung zwischen Wohn- und potenziellem Einsatzort per einfachem Klick in persoprofiler anzeigen und prüfen so selbst, ob Sie damit einen guten Gesprächseinstieg haben oder nicht.

 

Exploratives Matching – index Datenimport

Eine große Auswahl an offenen Stellenanzeigen haben Sie auf jeden Fall, wenn Sie diese zum Beispiel über unsere Partner index oder cesar per Schnittstelle importieren. Mit dem mächtigen Matching können Sie sehr feingliedrig Bewerber auf Anzeigen und andersherum matchen. Enorm schnell, enorm effizient. So können Sie einem Initiativbewerber sofort ohne eine Auswahl an Jobs anbieten, oder ohne große Recherche herausfinden, dass es aktuell keine genau passende aber vielleicht ähnliche Stellen gibt.

 

Vorschlagswesen – per Mail, Portal oder niederlassungsübergreifenden Austausch

Sie können ihren Kunden (oder Bereichs- und Niederlassungsleitern) sehr schnell und leicht passende Bewerber vorschlagen. Dabei können Sie dank Stapelverarbeitung jederzeit einen Multiprofilversand durchführen (mehrere Kandidaten gleichzeitig) oder diesen sogar mit dem Multiprofilvertrieb kombinieren, indem Sie Ihre Vorschläge per Klick gleich mehreren Kunden unterbreiten.

Ob Sie den Weg über Mail oder über das sogenannte Portal (noch in Entwicklung) nehmen, bleibt Ihnen überlassen. Stellen Sie Ihren Ansprechpartnern das für mobile Endgeräte optimierte Portal zur Verfügung, ist die Kommunikation superschnell, einfach, strukturiert und automatisch dokumentiert. Ihr Gegenüber kann akzeptieren, ablehnen oder Nachfragen stellen. Sie bekommen alles sofort mit und können unverzüglich reagieren.

Falls Sie Bewerber haben, die gerade nicht den Anforderungen Ihrer Stellen entsprechen, Sie aber wissen, dass Ihre Kollegin in der Nachbarniederlassung genau so jemanden sucht, ziehen Sie diese Bewerber per Drag&Drop in eine gemeinsame Mappe. So können Sie gemeinsam mit den gleichen Bewerbern arbeiten, obwohl die Kollegin für Ihre Niederlassung nicht die gleiche Berechtigungen hat wie Sie. Außerdem behalten Sie so den Überblick, weil die Daten die Software nicht verlassen.

Auf diese Weise können übrigens auch super auf die Schnelle Vertretungen organisiert werden, wenn Not am Mann ist!

 

Drag&Drop – Recruiting-Alltag leicht gemacht

Das Verknüpfen von Stellen, Bewerbern, Einsätzen, Kunden, Zuständigkeiten war noch nie so einfach. Ziehen Sie den einen Datensatz auf einen anderen, oder in einen Ordner und die Datensätze werden miteinander verknüpft.

 

OneClick-Anynomisierung

Hilfreich ist auch die OneClick-Anonymisierung. Diese löscht mit einem Klick personalisierte Daten aus den Profilen, bevor Sie sie an Ihre Kunden versenden.

 

Die erläuterten Features stellen nur einen Ausschnitt der Digitalisierungshilfen für Ihren Recruiting-Alltag dar. Melden Sie sich bei uns, falls Sie Nachfragen haben oder für eine Vorführung. Wir freuen uns auf Sie!

Kommen Sie gut durch diese verrückte Zeit, bleiben Sie gesund und erfolgreich!

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