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Recruiting-Erfolg mit Teams im Home Office. Digitalisierungshilfen für Unternehmenslenker

COVID-19 ist ein Ereignis, das Gesellschaft und Arbeitsmarkt kräftig schüttelt: Flugzeuge bleiben seit Wochen am Boden, in der Automobilindustrie stehen manche Bänder still, Restaurant-Tische bleiben leer. Unternehmen aus entsprechenden Branchen haben es nicht leicht, den Personalstock aufrecht zu erhalten. Auf der anderen Seite ringen Medizin, Pflege, Einzelhandel und Teile des Logistik-Sektors um neue Mitarbeiter, weil die Arbeitslast dramatisch gestiegen ist. Wo möglich, werden Mitarbeiter teilweise sogar aus dem Ruhestand zurückgeholt. Dabei ist bei einigen Recruitern Home Office angesagt.

Teamorganisation im Homeoffice-Konflikt

Die Kernaufgabe des Recruiting-Mitarbeiters ist der persönliche Kontakt. Diese Aufgabe bleibt zu Corona-Zeiten nicht aus, im Gegenteil: Sie ist wichtiger denn je. Wie kann aber Recruiting zusammen gehen mit #flattenthecurve #stayathome #wirbleibenzuhause oder eine Spur drastischer: #staythefuckathome. Denn ganz gleich, wie viel Arbeit Recruiter/-innen gerade haben, viele werden jetzt im Home Office sein, von Bewerbern physisch abgeschnitten.

Bevor wir uns nächste Woche in Teil 2 mit Details und Recruiting-Alltagshilfen befassen, geht es heute um Arbeitsorganisation und systemische Fragen, auf die vor allen Dingen Führungskräfte eine Antwort benötigen.

Eine Frage, die Teams vor eine Herausforderung stellt und Unternehmer oder Teamleads ganz aktuell umtreibt ist: Wie können wir den Arbeitsalltag und das Produktivitätslevel mit einem möglichst geringen internen Termineinsatz sicherstellen?

Digitalisierung: ein Schlüssel (aber kein Zauberer)

Vorausschicken möchte ich an dieser Stelle, dass Digitalisierung und Automatisierung an sich natürlich keine Allheilmittel sind.

Sie unterstützen aber bei einer Menge Management-Aufgaben und strategischen Entscheidungen:

Organisation von Recruiting-Teams und Qualitätsicherung
Rechtemanagement und Rechtssicherheit
Qualitäts-Sicherung und -Messung
(Budget-)Steuerung
Tiefen-Analyse und Optimierung
Minimierung von Fehlerquellen
Geschwindigkeit – die kurze Time to Hire entscheidet
Poolbildung für bessere Zeiten

Die folgenden Aussagen stützen sich auf Features aus dem Produktportfolio des Unternehmensverbundes Compana und GermanPersonnel. Nicht alle Features finden sich in beiden Softwares wieder. Sollten Sie Detailfragen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an einen unserer Berater: 0221/297 8070 oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

Organisation von Recruiting-Teams und Qualitätsicherung

Natürlich sollten grundsätzliche Ziele und Abläufe geklärt sein, das galt auch schon vor Corona. Sind diese klar, kann prozessorientierte Recruiting-Software diese deutlich unterstützen und beschleunigen.

In dieser können beispielsweise ToDos mit Time- und Deadline vergeben und Erinnerungen automatisiert werden. Wenn ein Mitarbeiter nicht reagieren kann, springen individualisierbare Systeme an, die die Kommunikation zum Bewerber aufrechterhalten und Eskalationsstufen auslösen.

Nicht zu unterschätzen ist der niederlassungsübergreifende Austausch von Datensätzen per Drag&Drop innerhalb der Software und die Möglichkeiten zur Bewerberprofil-gekoppelten Kommunikation, um den Einstellungsprozess zu verkürzen. Der Versand von Bewerberdatensätzen kann natürlich auch außerhalb der Software erfolgen, dann automatisch passwortgeschützt. Und, falls Provisions- oder Rechtsfragen im Raum stehen, können Mitarbeiter Datensätze mit einem Klick vor dem Versand anonymisieren.

Das Beste: Alle arbeiten in der gleichen Software und benötigen dafür keine weitere. Die datenbezogene Kommunikation erfolgt in der Software und bleibt dort direkt in den Anzeigen- oder Bewerberdaten gespeichert. So geht nichts unter – ohne Zusatzorganisation.

Unkompliziertes Rechtemanagement und Rechtssicherheit

Zwei Teamleiter oder Administratoren fallen gleichzeitig aus? Das ist schon ohne Home Office ein Problem – organisatorisch aber nicht. Ein umfangreiches zentral steuerbares Rechtemanagement sorgt für den unkomplizierten übergangsweisen Einsatz eines Admins aus der Zweigniederlassung oder den ebenso schnellen Rechteentzug, wenn gegebenenfalls Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. So bleiben Unternehmer flexibel und rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Alle Prozesse laufen, durch automatische Fristwahrungen, Zustimmungsabfragen oder entsprechenden Datenlöschungen, standardmäßig rechtssicher ab. Da wir allerdings keine Juristen sind, raten wir natürlich trotzdem zu einem Gespräch mit Ihrem Datenschutzanwalt.

Qualitätssicherung und -Messung, (Budget-) Steuerung

Was ist zu welcher Zeit mit welchem Bewerber oder welcher Stellenanzeige passiert? Die Historie verschafft volle Transparenz, sie dokumentiert jeden Kontakt, jede Statusänderung, alles was mit einem Datensatz passiert ist. So lässt sich Fehlern auch im Nachhinein leicht auf den Grund gehen. Alle Historieneinträge können auch exportiert werden. Alleine schon bei DSGVO-bedingten Auskunftsanfragen ist das eine echte Hilfe.

Tiefen-Analyse und Optimierung

Über Analysetools kann anhand der automatisch erzeugten Dokumentationsdaten beispielsweise die Produktivität geprüft und damit zum Beispiel konkreter Handlungs-, oder perspektivischer Schulungsbedarf abgeleitet werden. Standard-Berichte, die zum Beispiel täglich an Teamleads gesendet werden, unterstützen Sie dabei, das Tagesgeschäft im Auge zu behalten.

Sehr stark in die Tiefe geht der Business Manager, der eine detaillierte Auswertung über den gesamten Bewerbungsprozess von Stellenerstellung bis zur Einstellung ermöglicht, die Arbeitsqualität oder Stellenbörsen-Effektivität prüft und Ihnen damit bei der Budgetsteuerung und Anzeigenoptimierung unter die Arme greift.

Fehlerquellen minimieren

Im Home Office entfallen schnelle Nachfragen und Absprachen – die Fehleranfälligkeit steigt. Fehlerquellen werden in der Recruiting-Software grundsätzlich bereits bei jeder Anzeigenerstellung, deren Verteilung oder bei Profilerfassung minimiert. Eingegebene oder automatisch erfasste Daten werden bei der Anlage laufend auf ihre Qualität hin bewertet, Fehler hervorgehoben und Optimierungsmöglichkeiten vorgeschlagen, zum Beispiel, wenn der Anzeigentitel schlecht performen wird, nicht genügend oder unpassende Keywords oder im Fall von Profilanlagen zu wenig aussagekräftige Bewerberdaten hinterlegt worden sind. Die Software überprüft auf Dubletten und weist diese aus.

Geschwindigkeit – die Time to Hire entscheidet

Einer der wichtigsten Faktoren im Recruiting ist Zeit. Je nach Erfahrung und Prozess-Planung sind bis zu 80% Zeitersparnis im softwaregestützten Recruiting möglich. Nur ein durchgängiger und schneller Bewerbungsprozess lässt Ihr Unternehmen im War for Talents bestehen, aktuell besonders im Bereich der sogenannten systemrelevanten Berufe.

Recruiting-Software beschleunigt Ihren Bewerbungsprozess gleich doppelt. Einerseits spart jeder digitalisierte Prozessschritt Arbeitszeit und somit bares Geld. Andererseits kommt es aber auch essenziell auf die Systemgeschwindigkeit an. Recruiter berichten teilweise davon, dass sie sich bei einem aufwändigeren Suchprozess Kaffee holen konnten und die Suche danach immer noch nicht durch war. Ihre Arbeits- und Lebenszeit ist dafür zu kostbar! Arbeiten Sie mit einem System, das bei drei- bis fünfstelligen Datensätzen noch im Milli- bis Sekundenbereich arbeitet und nicht in die Knie geht.

Poolbildung für bessere Zeiten

Die Zeit der Poolbildung schien out, oder gar nicht mehr möglich. Aber erinnern Sie sich auch daran, dass Sie schon einmal dachten: „Den Bewerberpool brauche ich nicht, die Auswahl ist groß“. Sie haben Ihren Bewerberpool bereinigt und es später bereut, weil es kurze Zeit später keine Bewerber mehr gab.

Bewerber zu erfassen und DSGVO-konform im Pool zu erhalten, ist mit Recruiting-Software ein Leichtes (wie genau, darum geht es nächste Woche auch. Durch Kurzarbeit und die unsichere Zeit, sind aktuell vielleicht mehr Menschen bereit, Ihnen ihre Daten zu überlassen, für die Zeit, wenn der Arbeitsmarkt sich wieder erholt.

 

In Teil 2 widmen wir uns nächste Woche digitalen Recruitinghilfen auf Detailebene bei Stellenerstellung, -verteilung, -steuerung und Bewerberverwaltung ein.

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